Samstag, 26. Juli 2008

Höflichkeit durch Pünktlichkeit und Verlässlichkeit. Aber kein Zeitmanagement.

Ausführlich über Höflichkeit, Verlässlichkeit und Pünktlichkeit zu schreiben ist auf den zweiten Blick gar nicht so einfach. Alle drei lassen sich nämlich ganz einfach auf Eines zusammenfassen: Respekt. Was bleibt ist Zeit.

Umgangsformen, die Höflichkeit zum Ausdruck bringen, sind im Geschäftsleben unerlässlich. Vom Bewerbungsgespräch über Vertragsverhandlungen bis hin zu Präsentationen vor dem Vorstand. Viele dieser Verhaltensregeln, beginnend mit dem „Bitte-“ und „Danke-Sagen“, wurden uns bereits in unserer Kindheit beigebracht. Wir können sie spätestens seit 1957 in Elmayers „Gutes Benehmen wieder gefragt“ nachlesen. Oder in unterschiedlichsten Seminaren zur „Business-Etikette“ und zu „Karrierefördernden Umgangsformen“, meist sogar länder- und kulturspezifisch, aneignen und antrainieren. Doch geht es bei Höflichkeit wirklich ausschließlich darum?

Höflichkeit ist vielmehr eine Einstellung zu - und ein respektvoller Umgang mit sich selbst. Und vor allem gegenüber und mit anderen Menschen. Leider beginnt hier manchmal schon eine Diversifizierung zwischen Menschen. Es ist immer wieder erstaunlich zu beobachten, wie manche Menschen im Geschäftsleben Höflichkeit darüber definieren, mit wem sie es zu tun haben. Kennen Sie auch Kolleginnen und Kollegen oder Führungskräfte, die, formulieren wir es einmal so, abhängig von der Richtung in die sie kommunizieren, mehr oder weniger höflich sein können?

Ähnlich scheint es mit Verlässlichkeit zu sein. Können Sie sich im gleichen Masse auf Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie auf Ihre Vorgesetzten verlassen? Gerade hier kommen ganz besonders unser eigenen Werte und Überzeugungen ins Spiel. Daher hilft es uns sehr zu wissen, was uns am wichtigsten ist und uns antreibt. Wo liegen beispielsweise Ihre Prioritäten bei der Vorbereitung eines Meetings in letzter Minute? Bei einer perfekten Vorbereitung, bei der Familie oder bei etwas ganz anderem?

Viel spannender ist jedoch in diesen Fällen die Frage, ob wir jemanden oder etwas erlauben, unsere Werte (kurzfristig) umzuordnen. Oder ob wir es selbst und bewusst tun, um Unvorhergesehenes zu bewältigen. Denn jeder hat schon die Erfahrung gemacht, dass es eben manchmal „nicht anders geht“. Die Betonung sollte jedoch dabei ausdrücklich auf „manchmal“ liegen. Viel zu oft schleicht sich dieses „es geht nicht anders“ in unseren Alltag ein und wird zur Gewohnheit. Wenn Sie sich dessen bewusst sind und sich die Fragen nach den Werten anderer stellen, fällt es Ihnen leichter abzuschätzen, wie sehr Sie sich auf andere verlassen können. Zum Beispiel um Pufferzeiten einzuplanen, wenn Sie Dinge von anderen benötigen, um Ihre Aufgaben selbst pünktlich abzuschließen.

Damit schließt sich zwar der Kreis von Höflichkeit, Verlässlichkeit und Pünktlichkeit. Aber wie managen Sie eigentlich Ihre Zeit, um Ihre eigene Pünktlichkeit zu gewährleisten? Welche Zeitmanagement-Techniken verwenden Sie bereits?

Viele meiner Klientinnen und Klienten sind im Laufe der Beantwortung dieser Fragen erstaunt und überrascht, wenn ihnen dabei bewusst wird, dass sich ihre Zeit gar nicht managen lässt. Obwohl uns das zahlreiche Bücher und Seminare immer noch verkaufen möchten. Das Gerücht hält sich vehement.

Zeit vergeht, verrinnt, verstreicht. Aber managen lässt sie sich nicht. Daher liegt es an uns, die Zeit möglichst gut zu nutzen. Es geht um unsere Zeitkompetenz.

Meist beginnt man sich über „Zeitmanagement“ Gedanken zu machen, wenn für so viel zu tun, nur mehr so wenig Zeit übrig ist. Dann müssen rasch Methoden und Werkzeuge her, die aus immer wieder neuen Generationen des Zeitmanagements entstehen. Das Problem dabei ist jedoch, dass nicht alle Menschen gerne mit Listen oder Prioritäten arbeiten. Es wird immer wieder die Erfahrung gemacht, dass die Integration dieser Techniken in den Alltag manchmal nur von kurzer Dauer ist und der gewünschte Nutzen ausbleibt.

Beim Entwickeln der eigenen Zeitkompetenz geht es vorerst darum, sich über seine Bedürfnisse und langfristigen Ziele klar zu werden: Was ist Ihnen wichtig? Was wollen Sie erreichen?

Die Beantwortung muss nicht gleich eine Reise zu sich selbst oder zur Entdeckung des Sinn des Lebens werden. Sondern soll Raum schaffen, um eine Ausrichtung zu finden. Wenn Sie sich darüber klar sind, werden Sie Ihre Termine klarer ausrichten. Sie können Ihre Pünktlichkeit genießen, weil Sie sich bewusst Zeit für die Vorbereitung nehmen und Wartezeiten effizient nutzen. Sollten Sie dann doch einmal und nicht aufgrund äußerer Umstände unpünktlich sein, können Sie sich immer noch die Frage stellen: Was war mir wichtiger?

Wenn Sie Ihre Richtung kennen, können Sie die vier Quadranten von Stephen Covey nutzen und Ihre Zeit nach wichtigen/dringenden, wichtigen/nicht dringenden sowie nicht wichtigen/dringenden, nicht wichtigen/nicht dringenden Tätigkeiten organisieren.

Aber haben Sie schon daran gedacht, Ihre Aufgaben danach zu gruppieren, ob Sie Ihnen Spaß machen oder nicht. Ob Sie diese machen möchten oder machen müssen?

Die Herausforderung besteht nun darin, Dinge, die Sie erledigen müssen, Ihnen aber keinen Spaß machen, für Sie attraktiver zu gestalten. Sie können dazu beispielsweise Verbindungen zu den für Sie wichtigen Dingen herstellen. Diese mit anderem kombinieren, das Ihnen Spaß macht. Oder Ihren Tagesablauf so organisieren, dass Sie sich Energie dafür aus Tätigkeiten holen, die Sie tun möchten und einen gewissen Spaßfaktor für Sie haben. Experimentieren Sie damit und finden Sie heraus, welche die beste Reihenfolge für Sie ist? Wie viel Raum Sie Spontaneität geben können. Und ob Sie Ihre Arbeitsumgebung für besondere und herausfordernde Tätigkeiten attraktiver gestalten können.

Die Erfahrungen und Feedbacks zeigen, dass schon alleine durch die Beschäftigung damit einiges in Bewegung kommt und daraus eine besondere Qualität der Zeitkompetenz entsteht. Überrascht es Sie jetzt noch, dass Ihre (Lebens-) Zeit sehr viel mit Höflichkeit und Verlässlichkeit zu Ihnen selbst zu tun hat?


BUSYPEOPLECOACHING [Coaching Wien]

Mag. Michael Sicher, MSc [Coach Wien]
1160 Wien

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